Privacy of UPKL

PRIVACY

DÉCLARATION EN MATIÈRE DE RESPECT DE LA VIE PRIVÉE ET DE PROTECTION DES DONNÉES (« PRIVACY NOTICE »)

EN APPLICATION À PARTIR DU 25 MAI 2018

·       INTRODUCTION

Le traitement des données personnelles est soumis au respect de la loi, soit actuellement la loi belge du 8 décembre 1992 et le règlement européen n°2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données, dit « GDPR » ou tout autre acte législatif les modifiant.

La protection des données et le respect de la vie privée est d’une importance capitale pour UPKL. Nous nous engageons à protéger et traiter vos données à caractère personnel dans le respect de la loi et de façon loyale et transparente.

La présente déclaration vous permet de comprendre les pratiques de lUPKL en matière de protection des données. Nous vous invitons dès lors à la lire avec attention.

L’objectif de la présente déclaration est de vous expliquer comment la UPKL collecte, utilise et conserve les données à caractère personnel (ci-après « les données ») relatives à ses , personnes physiques, et à toute personne physique en contact avec la UPKL (ci-après dénommés « le utilisateur »), en ce compris le client potentiel (ci-après « le prospect »), le donneur d’une garantie (une caution, par exemple), le mandataire, l’assuré ou le bénéficiaire des services de UPKL, ou encore le bénéficiaire effectif, le gérant ou représentant d’une personne morale.

Cette déclaration a également pour but de vous informer sur les finalités du traitement de vos données à caractère personnel, sur leur communication à des tiers encadrée de manière stricte, sur la durée de leur conservation ainsi que sur les droits que vous pouvez exercer par rapport à ces données.

Si vous désirez obtenir plus d’informations sur la protection des données, veuillez prendre contact avec le bureau du Secretaire Général, à partir du 25 mai 2018.

La présente déclaration est régulièrement mise à jour. Vous pouvez consulter la version la plus récente sur le site internet de la UPKL (www.europe-upkl.eu) En cas de modification, vous serez averti de ces changements par les canaux de communication habituels.

·       RESPONSABLE DU TRAITEMENT

Le responsable du traitement est la UPKL ayant son siège social à Rue de la Presse 4 - 1000 Bruxelles. La UPKL répond donc devant les autorités de contrôle, du respect de la règlementation en ce qui concerne vos données. C’est la UPKL qui détermine les finalités pour lesquelles vos données sont traitées, les moyens mis en œuvre et l’ensemble des caractéristiques du traitement, expliqués dans la présente déclaration.

Le « traitement de données » recouvre toute opération sur vos données à caractère personnel, que ce soit la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par diffusion ou tout autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion ainsi que l’archivage, l’effacement ou la destruction.

Pour certains services, la UPKL peut faire appel à des entreprises spécialisées qui seront amenées à traiter vos données pour le compte de la UPKL et selon les instructions de cette dernière, dans le respect de la présente déclaration. Seules les données strictement nécessaires sont transmises à ces entreprises (ci-après dénommées « les sous-traitants »).

En cas de question, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données (« DPO ») en lui écrivant à l’adresse postale : Rue de la Presse, 4 à 1000 Bruxelles ou en lui envoyant un e-mail à l’adresse suivante : sg@europe-upkl.eu

·       CATÉGORIES DE DONNÉES TRAITÉES PAR LA UPKL

La UPKL peut être amenée à traiter des renseignements, données et informations de toute nature, fournis par vous ou par des tiers, dans la mesure où le traitement de ceux-ci sont nécessaires ou utiles pour l’exercice des activités de la UPKL.

Les données à caractère personnel relatives au Utilisateur sont, notamment, celles qui ont trait à son identité, son domicile, son statut personnel, ses avoirs et les opérations le concernant. Ces données sont communiquées à la UPKL par la remise ou l’envoi à la UPKL – par le Utilisateur, son mandataire éventuel ou un tiers – d’un formulaire ou document imprimé, complété, ou d’un ordre ou d’une demande, quel qu’en soit le support ; ou d’une autre manière (par exemple : lors d’une visite du Utilisateur à une workshop, stage, activité sur la platfom www.sport-education.eu par courrier, téléphone, communication électronique…) ;

Catégories de données :

  • Données d’identification du Utilisateur: ces données sont fournies par vous et traitées lorsque vous demandez un renseignement, devenez Utilisateur ou vous vous enregistrez pour utiliser les services de la UPKL, à chaque identification ou utilisation. Il s’agit, par exemple, de votre nom, adresse, lieu et date de naissance, sexe, nationalité, état civil, numéro de registre national, résidence fiscale, numéro de téléphone, adresse e-mail, adresse IP de l’ordinateur, les données d’identification électronique pour l’identification et l’authentification à tout outil électronique.

Le numéro de registre national est utilisé seulement dans les cas prévus par la loi.

  • Données nécessaires à la conclusion d’un activité educatif : ces données sont collectées au moyen des formulaires que vous remplissez à votre demande. Il s’agit, par exemple, des informations concernant la profession, la composition du ménage, le niveau de formation et de connaissance et le information du numero de telefone, e-mail, ....
  • Données issues de sources externes :la UPKL collabore avec les organismes chargés de mission d’intérêt public ou de la gestion de sources publiques de données, dans le respect de la législation applicable. Il s’agit, par exemple, des données provenant de sources légales telles que le Moniteur belge

La UPKL peut également être amenée à traiter des données dans le cadre d’enquête fiscales ou pénales (dans le respect du droit bancaire) ou encore dans le cas de comptes sous administration provisoire. Ces données sont notamment fournies par des juges, des cours et tribunaux ou par le parquet. La UPKL ne traite normalement pas de données dites sensibles, à savoir celles qui concernent votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, votre orientation philosophique ou religieuse, votre appartenance syndicale, ni de données relatives à la santé, à la vie ou l’orientation sexuelles, de données génétiques ou biométriques. Si la UPKL devait être amenée à traiter ce type de données, elle le fera dans le respect de la loi et, si nécessaire, avec votre consentement explicite préalable, en vous informant préalablement et en vous permettant d’exercer vos droits.

·       FINALITÉS DU TRAITEMENT DES DONNÉES

La UPKLcollecte et traite les données personnelles pour les finalités décrites ci-dessous. Ces finalités sont déterminées par la UPKL, pour le besoin de ses activités. Seules les données nécessaires et pertinentes par rapport à une finalité donnée feront l’objet d’un traitement.

Finalités :

  • Se conformer aux obligations légales de la UPKL ;
  • Prendre les mesures préalables nécessaires à la conclusion du activité et à son exécution ;
  • Pour la réalisation de l’intérêt légitime de la UPKL, moyennant le respect d’un juste équilibre entre cet intérêt et vos droits et libertés ;
  • Dans des cas particuliers, lorsque nous avons obtenu votre consentement de manière claire, spécifique et non équivoque, qu’il vous est possible de retirer à tout moment, conformément à la loi.

4.1. Respect de la Loi

La UPKL est tenue de respecter de nombreuses obligations légales et règlementaires nécessitant le traitement de vos données dans le cadre de ses activités. La UPKL, par ces obligations, peut collaborer avec les autorités compétentes et/ou avec des tiers et leur transmettre certaines de vos données.

4.2 Relations

Avant la conclusion de activité

La UPKL peut et doit, dans certains cas, collecter et traiter certaines données afin, notamment de :
Répondre à votre demande ;
Vous assister dans le processus d’inscription en ligne, dans la fourniture d’informations pour la conclusion du activité ;

Dans le cas où la UPKL n’est pas en mesure de traiter des demandes d’ouverture ou relatives à des produits ou services particuliers, sans qu’il faille obtenir de votre part d’autres données, la UPKL vous le signale et se réserve le droit de ne pas donner suite à une demande dans l’attente des renseignements supplémentaires.

Activité en cours

La UPKL doit mettre en œuvre plusieurs processus et opérations de traitement des données de nature diverse afin de garantir la gestion des activité en cours

A cette fin, la UPKL peut transmettre en interne vos données à différents services, y compris ceux qui ne sont pas directement chargés de la relation avec l'Utilisatuer ou de l'exécution d'un activité particulier.

Plus spécifiquement, dans le contexte de l'exécution des contrats, la UPKL traite vos données dans le cadre des finalités UPKL ecrit dans le statute.

Les données traitées par la UPKL dans le cadre des finalités décrites ci-dessus le sont de manière confidentielle.

4.3.Intérêts légitimes de la UPKL

La UPKL peut être amenée à traiter vos données pour la réalisation de ses intérêts légitimes. Dans ce cadre, la UPKL vise à préserver un juste équilibre entre les nécessités de traiter vos données et le respect de vos droits et libertés, notamment la protection de la vie privée.

Des données à caractère personnel sont ainsi traitées pour :

  • La personnalisation des services de la UPKL ;
  • La conservation de preuves (archives), pour la durée de conservation
  • La préservation de la sécurité des biens et des personnes, la lutte contre la fraude ou les tentatives d'intrusion, d'abus ou d'autres infractions ;
  • La formation du personnel de la UPKL ;
  • L'amélioration de la qualité du service UPKL

Les données à caractère personnel sont également traitées dans le cadre de l'utilisation des cookies afin d'améliorer le confort de l'utilisateur du site internet de la UPKL. Un cookie est un petit fichier enregistré sur votre ordinateur ou sur votre appareil mobile depuis votre navigateur internet. Il peut contenir des informations à votre sujet, sur votre comportement ou encore des informations à propos du site visité. La plupart ont généralement une durée de vie limitée de maximum un an, tant dis que d'autres peuvent rester stockés jusqu'à leur suppression manuelle.

Nous utilisons des cookies sur notre site internet pour améliorer l'expérience de nos visiteurs ainsi qu'à des fins de statistique e pour le service de la platform www.europe-upkl.eu. Nous n'y stockons aucunes informations sensibles telles qu'un e-mail, un login ou encore un mot de passe, mais des informations relatives au choix de langue, ou certaines données de configuration pour accélérer le chargement de notre site internet ou servant pour nos statistiques Google. Lors de votre visite sur notre site internet, vous pouvez accepter les cookies. Vous pouvez à tout moment refuser les cookies en ajustant les paramètres de votre navigateur internet (par exemple Internet Explorer or Mozilla Firefox) afin de désactiver tous les cookies ou certains de ceux-ci . Cependant, la désactivation ou non autorisation des cookies liés aux pages consultées entrainera l'inaccessibilité de certains services. Vous pouvez retrouver plus d'informations détaillées sur le fonctionnement des cookies sur le site http://www.allaboutcookies.org ou sur la législation européenne relative aux cookies.

4.4. Marketing direct

Afin de pouvoir vous proposer des produits et/ou services appropriés, la UPKL peut procéder à une catégorisation des Utilisateur en fonction, notamment, des activités professionnelles ou de l’importance des avoirs. La UPKL est alors susceptible d’évaluer les produits que vous utilisez et vos données sociodémographique, c’est-à-dire votre âge, votre composition profile de travail...

Afin de ne pas recevoir ce type de communication, vous avez le droit de ne pas donner votre accord ou de vous y désinscrire. En effet, la UPKL demande votre accord pour vous adresser des informations commerciales ou de la publicité par le biais d’actions de marketing direct ou de newsletters électroniques. Cela vaut aussi bien pour votre numéro de téléphone que pour votre adresse e-mail.

Vous pouvez exercer votre droit d’opposition et ne plus recevoir de telles communications, soit en cliquant sur le lien « se désinscrire » en bas d’un e-mail ou d’une newsletter électronique envoyé(e) par la UPKL, soit en envoyant un courrier postal daté et signé avec une copie de votre pièce d’identité à l’adresse suivante : Data Protection Officer, Rue de la Presse, 4 à 1000 Bruxelles ou par email a This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Une fois votre demande envoyée, celle-ci sera exécutée dans les meilleurs délais et la UPKLne traitera plus vos données à des fins de marketing direct.

Une fois votre droit d’opposition exercé, vous pouvez ultérieurement, si vous le désirez, vous réinscrire aux communications marketing via les mêmes canaux.

4.5. Consentement

Dans le cadre du traitement de vos données personnelles de contact électronique, à savoir votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail, la UPKL vous demandera, au préalable, votre consentement afin de vous adresser des informations, des publicités ou des propositions personnalisées par le biais d’actions de marketing direct ou de newsletters.

La UPKL se réserve toutefois le droit de vous contacter par voie électronique dans le cadre de l’exécution de votre contrat ou d’une obligation légale imposée à la UPKL.

·       DROITS LORS DU TRAITEMENT DE VOS DONNÉES

5.1. Droit d’accès, de rectification et d’effacement

Vous disposez d’un droit d’accès aux données qui vous concernent auprès de la UPKL. Vous pouvez dès lors nous demander si la UPKLe traite ou non vos données à caractère personnel, dans quels buts elles sont traitées, quelles catégories de données sont traitées, à quels destinataires elles sont communiquées..

Si vous constatez que vos données sont inexactes ou incomplètes, vous pouvez nous demander de les rectifier.

Vous disposez également d’un droit d’effacement dans certains cas précis et pour certaines données. Au terme de activité conclu avec la UPKL, vous pouvez demander que la UPKL cesse d’utiliser vos données personnelles même si celle-ci pourra conserver vos données passées lorsque ceci s’avère nécessaire à des fins de preuve. Vous pouvez également demander à la UPKL de cesser l’utilisation de vos données traitées sur la base de votre consentement ou de l’intérêt légitime de la UPKL. Toutefois, en vertu de ses intérêts légitimes, la UPKL peut opérer une mise en balance de vos intérêts et de ceux de la UPKL pour continuer de traiter vos données, à moins que vous ne décidiez de mettre fin à la relation avec la UPKL

5.2.Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer à certains traitements de vos données personnelles.

Il ne vous est toutefois pas possible de vous opposer à un traitement qui s’avère nécessaire pour l’exécution d’un activité conclu avec la UPKL ou pour l’exécution de mesures  prises à votre demande, ni à un traitement nécessaire en vue du respect d’une disposition légale ou règlementaire à laquelle la UPKL reste soumis.

5.3. L’exercice de vos droits

Vous pouvez exercer vos droits par une demande écrite datée, signée et envoyée conjointement avec une copie de votre pièce d’identité au Bureau du Secretaire Général, soit à l’adresse postale Rue de la Presse 4 à 1000 Bruxelles, soit par e-mail à This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

·       SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

La UPKL protège les données personnelles collectées qui sont sous son contrôle par des mesures de protection techniques et organisationnelles telles que, notamment, le cryptage, les anti-virus, les pare-feux, les contrôles d’accès, la sélection rigoureuse du personnel et des fournisseurs. Ces mesures permettent d’éviter et de détecter des accès, pertes ou divulgations inappropriés de vos données personnelles.

L’accès à vos données personnelles n’est en tout cas autorisé qu’aux seules personnes habilitées, pour lesquelles cet accès s’avère nécessaire à l’accomplissement de leur mission. Ces personnes sont tenues à une discrétion professionnelle et doivent respecter toutes les prescriptions techniques prévues pour assurer la confidentialité des données à caractère personnel.

Une équipe spécialisée s’occupe exclusivement de la protection de vos données à caractère personnel afin d’éviter que des personnes non autorisées y aient accès, les traitent, les modifient ou les détruisent.

Si toutefois survient une violation de la sécurité de vos données, la UPKL prendra toutes les mesures nécessaires pour identifier rapidement la cause de cette violation et y remédier. S’il s’avère nécessaire, conformément à la loi en vigueur, la UPKL vous informera de cet incident.

·       INTRODUIRE UNE PLAINTE

En cas de conflits concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez adresser une plainte par courrier au Data Protection Officer, Rue de la Presse, 4 à 1000 Bruxelles ou par e-mail à l’adresse This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.